DSC02033  950

Gelre ziekenhuizen rolt met Beter Healthcare op maat gesneden EVD uit

 “De kracht van dit traject is dat wij het met elkaar hebben gedaan”

Gelre ziekenhuizen heeft sinds deze zomer haar eigen Elektronisch Verpleegkundig Dossier (EVD). Een bestaande template lag aan de basis, maar die is op maat bijgesneden voor de ziekenhuizen in Apeldoorn en Zutphen. “Het gevaar bij dit soort projecten is dat je het teveel vanuit de ICT-hoek benadert”, zegt projectleider Bas Jansen van Gelre ziekenhuizen. “De kracht van dit traject is dat wij het met elkaar hebben gedaan, mede dankzij Beter Healthcare.”

 Verpleegkundigen denken direct mee

Vanuit Beter Healthcare werkte Susanne Ordelman mee als consultant. Aan haar de uitdaging om alle verpleegafdelingen van de ziekenhuizen in Apeldoorn en Zutphen in het nieuwe EVD mee te nemen. Dus ook specialistische afdelingen zoals Kind en Jeugd, die specifieke eisen en wensen hebben. Tegelijkertijd moest het programma zo dicht mogelijk aansluiten bij de behoeftes van elke verpleegkundige.
Om dit mogelijk te maken, waren de verpleegkundigen sterk vertegenwoordigd in de projectgroep. “Wij deelden alle informatie met hen”, vertelt Jansen. “Zo konden zij direct meedenken en merkten zij ook dat zijzelf meewerkten aan dit programma.”

Dubbelfunctie voor Beter Healthcare
Ordelman had daarin een dubbelfunctie. Zij sloeg de brug tussen de ICT’ers en de zorgverleners en was de ervaringsdeskundige die meteen als intermediair richting de leverancier optrad. “Ik verzamelde bijvoorbeeld de wensen en vragen die uit het proces naar voren kwamen”, schetst Ordelman. “Waarna ik natuurlijk ook ging doorvragen: wat wil je nu precies? Hoe gaat dat nu?
“Vaak bleken meerdere vragen dan uiteindelijk om één en dezelfde vraag te gaan. Dan keek ik of de bestaande template het al ondersteunde. Was dat het geval, dan koppelde ik dat terug. Zo niet, dan ging ik kijken of en hoe wij het konden ontwikkelen. Dan wel met onze eigen ICT’ers van Gelre, dan wel door de vraag neer te leggen bij de toeleverancier van de template. Daarbij werd continu gekeken naar de inpassing in de bestaande architectuur van het Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS).”

Implementatie EVD
Die gezamenlijke voorbereiding legde de basis voor het huidige succes, vindt Jansen. “Continu dacht Beter Healthcare kritisch mee. ‘Waarom zou je het zo doen?’, hoorden wij dan. ‘Het kan ook zo!’ Daarmee hebben wij voorkomen dat wij regelmatig zaken moesten repareren of bij de uitrol ineens voor gekke dingen kwamen te staan.”

Na een uitgebreid trainingsprogramma, inclusief e-learning, aanwezigheid van key-users op elke afdeling en instructies op de werkvloer, konden de eerste verpleegkundigen uiteindelijk al snel aan de slag. “Dat is zo belangrijk”, benadrukt Ordelman. “Wil je dat de eindgebruiker het programma accepteert, dan moet hij direct het gevoel hebben dat het zijn werk ondersteunt. Natuurlijk ligt daar een stabiel ICT-product aan ten grondslag, maar in het begin moet je de eindgebruiker ook voldoende ondersteunen. Dan ervaart hij ook daadwerkelijk dat het iets toevoegt!”
Aanwezig zijn dus, ook fysiek, stelt Jansen. “Dat levert bovendien weer nieuwe input op, waardoor het een lerend project blijft. Van iedere afdeling die wij uitrolden, leerden wij iets en dat namen wij weer mee naar de volgende. Zo ging het steeds beter. Nog steeds krijgen wij input van onze mensen.”

EPD naast EVD
Het traject is dan ook nooit helemaal af, beseffen Ordelman en Jansen. Wil Gelre ook in de toekomst profijt hebben van het EVD, dan moet het voortdurend worden bijgeslepen. Een EVD-beleidingsgroep neemt die rol op zich. Zij bepaalt welke nieuwe input bruikbaar, urgent en in te passen is.
Momenteel is Beter Healthcare binnen Gelre betrokken bij de ontwikkeling en implementatie van het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). Eén doelstelling stond meteen duidelijk op papier: het EPD en EVD moeten straks één integraal dossier vormen, zodat artsen en verpleegkundigen optimaal kunnen samenwerken. “Wij willen natuurlijk niet een los bakje voor de één en weer een ander bakje voor de ander”, lacht Jansen.