Uw correspondentie op orde met CS-Document van ChipSoft

In HiX en E-ZIS biedt CS-Document u een scala aan mogelijkheden voor uw correspondentie. In de praktijk zijn er echter veel knelpunten met het juist, tijdig en frequent versturen van bijvoorbeeld de specialistenbrieven aan de huisarts. 

NHG-compliance 

Specialist en Zorgmanager:

Specialist 1

“Het kost te veel consult tijd om in het systeem mijn registratie te doen. Een brief aan de huisarts, daar komt de specialist onvoldoende aan toe.”

 Huisarts:

 

“Brieven van specialisten komen rommelig binnen: er staat te veel informatie in.

Dit zijn bijvoorbeeld actuele medicatie met klinische medicatie, labwaardendie niet afwijkend zijn en dus niet relevant en te gedetailleerde-anamnese informatie.”

Vanuit het NHG bestaat een richtlijn waaraan specialistenbrieven dienen te voldoen. Hierin staan onder meer de opbouw van een consult-brief beschreven evenals de mate van detail waarin de onderwerpen als anamnese, onderzoek, conclusie en beleid besproken dienen te worden. Onze experts hebben uitgebreide kennis van het invoeren van deze richtlijn in uw organisatie.

EDI compatibiliteit

Van de huisartsen is 90% aangesloten op een HIS (Huisartsen Informatie Systeem) dat de brieven elektronisch kan ontvangen. HiX /EZIS van Chipsoft ondersteunt dit. 

Huisarts:

“Brieven komen ongevraagd op papier binnen, ik heb geen zin om die allemaal in mijn HIS in te voeren, het kan toch automatisch?”

 

“Elektronische brieven die ik ontvang van het ziekenhuis zijn onleesbaar; veel onoverzichtelijke informatie met zeer slechte opmaak. Of soms is de brief juist helemaal leeg!”

 

 

 

   

De oplossing voor bovengenoemde problemen ligt vaak in het juist gebruiken van het adresboek. In de meeste gevallen is de oorzaak van onleesbaarheid simpel; het onjuist gebruik van opmaak in tabellen, bullets en alinearegels. Beter Healthcare heeft praktijkervaring in het ondersteunen bij het bewerkstelligen van de juiste balans tussen een leesbare brief en een correct EDI bericht naar het HIS.

Inzicht en overzicht

Wij constateren vaak bij specialisten en secretariaat dat zij moeite hebben bij te houden voor welke patiënten nog geen brief is verstuurd.

Specialist:

Specialist 1

“Het systeem maakt het ons niet makkelijk bij te houden voor welke patiënten wij nog een brief moet genereren. Het ontbreekt ons aan de tools en overzicht. De supervisie van brieven van arts-assistenten doet iedere specialist op zijn eigen manier en dat schept verwarring.”

 

 

 

 

Er zijn tools en methoden te gebruiken in HiX/EZIS om snel te zien of de huisartsenbrief gemaakt is, nog in de maak is, of nog moet worden gestart. Dit kan op diverse manieren, bijvoorbeeld door;

  • orders in te richten;
  • documentarchief-filters te gebruiken en;
  • door aanpassingen in de vragenlijst van het dossier in de DDR module (Digitale Dossier Registratie).

Ook is het mogelijk in een overzicht per specialisme of afdeling te zien voor hoeveel en welke patiënten er die maand geen brief is gemaakt, en welke brief nog moet worden gemaakt.

De supervisie van assistenten kan eenvoudig in CS-Document, mits men de juiste methoden afspreekt per afdeling en indien noodzakelijk ziekenhuis-breed.

Verwijsbrieven

Onze consultants merken dikwijls dat de huisartsenbrieven en verwijsbrieven met elkaar op gespannen voet staan. Soms is er geen onderscheid tussen een briefsjabloon voor de huisarts en de verwijzer. Het gevolg is dat brieven op verzoek worden aangepast voor beide doeleinden zodat er een situatie ontstaat die voor niemand goed werkt.  

Specialist:

Specialist 1

“De automatische brief is veel te beperkt, we moeten er een hoop aan verbeteren aan verkeerde informatie, en andere informatie er aan toevoegen. Ik kan niet goed genoeg verslag doen aan de verwijzer.”

Huisarts:

“In plaats van een korte bondige brief krijg ik een overcompleet verhaal. Een consult duurt 10 minuten, het lezen van de brief ook.”

 

Het is mogelijk te kiezen voor een verkorte huisartsenbrief of een uitgebreide verwijsbrief. Deze keuze kan ook automatisch worden gemaakt.  Zo krijgt de huisarts altijd de bondige NHG brief, waarin de verwijzer op de hoogte wordt  gehouden met een compleet medisch verslag: 

Voorbeeld: Bouwstenen van een verwijsbrief

  Optioneel
Voorgeschiedenis Aanvankelijke klacht, hulpvraag
Anamnese Differentiaal Diagnose
Lichamelijk Onderzoek Labonderzoek (KC)
  Microbiologisch onderzoek
  Beeldvormend onderzoek
  Functieonderzoek
  Overig onderzoek
Medicatie  
Conclusie Beloop / bespreking
Beleid  

 

Genoemde bouwstenen zijn een voorbeeld welke onderdelen altijd worden getoond, en welke onderdelen alleen in een brief verschijnen als er informatie beschikbaar is of alleen als het relevant is. De volgorde blijft gehandhaafd.